Comment apprendre à gérer son temps grâce à l’autogestion ?

Qui ne connaît pas ce sentiment ? L’énorme montagne de tâches ne diminue jamais, le temps s’envole et à la fin de la journée, vous avez l’impression de n’avoir fait aucun progrès. Il ne suffit pas de supposer qu’il s’agit d’un problème de gestion du temps, car souvent, la faute ne réside pas seulement dans l’utilisation sous-optimale du temps, mais aussi dans le manque d’autogestion.

Qu’est-ce que l’autogestion ?

L’autogestion fait référence à la capacité de contrôler consciemment son développement personnel et professionnel et de minimiser les influences extérieures sur sa propre progression.

Plus précisément, l’autogestion comprend la planification, l’organisation, la motivation et la fixation d’objectifs pour la vie quotidienne personnelle et professionnelle. La gestion du temps est également un facteur important. Il s’agit de créer une vue d’ensemble des tâches et d’en déduire ses propres objectifs. Celles-ci doivent ensuite être mises en œuvre de manière structurée et organisée. Cela permet d’aller au travail tous les jours avec motivation et de ne pas perdre le plaisir de travailler.

Par conséquent, l’autogestion a également une influence sur la qualité de vie d’une personne ou la qualité d’une organisation qu’il ne faut pas sous-estimer.

Les pires erreurs d’autogestion

Des objectifs trop optimistes

Si vous planifiez votre charge de travail de manière trop optimiste, vous vous exposez à un stress important. La liste des choses à faire ne cesse de s’allonger et vous reportez les tâches au lendemain. Cependant, le fait de transférer sans cesse un élément d’une liste à une autre ne vous aide pas à atteindre vos objectifs. C’est pourquoi il est important de ne prévoir qu’une quantité de travail gérable et réaliste pour la journée.

Des priorités mal définies

Pour fixer des objectifs raisonnables, il est essentiel d’avoir une idée claire de ses priorités. Quelle tâche est nécessaire pour l’étape suivante ? Et qu’est-ce qui peut aussi attendre ?

Néanmoins, les activités sans importance et sans intérêt sont souvent préférées aux activités cruciales. En effet, les tâches importantes représentent souvent des étapes de travail difficiles et désagréables ou l’on ne sait pas encore exactement comment les mettre en œuvre et les maîtriser. Ensuite, bien sûr, il est plus facile de se tourner vers des choses simples, comme vérifier les e-mails ou faire le classement. Vous vous trompez vous-même, car vous n’avez pas le sentiment d’avoir été oisif, bien qu’au final vous ne soyez pas plus avancé qu’avant.

Le report d’activités désagréables

Le fait de remettre sans cesse à plus tard des tâches difficiles vous empêche non seulement d’avancer dans votre travail, mais vous impose également une pression mentale. Le problème reste bloqué au fond de votre esprit et vous empêche de travailler de manière concentrée et productive. La solution est simple. Vous commencez toujours votre journée de travail par l’activité la plus désagréable mais la plus importante. Libéré et soulagé, vous avez maintenant beaucoup d’énergie pour aborder votre journée l’esprit libre.

Ne pas respecter les délais qu’on s’est imposés

Il est facile de prolonger un délai pour une courte période si vous n’avez pas à justifier la non-observation à quelqu’un d’autre que vous-même. Ainsi le travail, pour lequel deux heures étaient prévues, dure alors volontiers toute la journée. Avec ce comportement, vous ruinez votre autogestion soigneusement mise en place. Parce que les échéances fixées découlent des priorités et des objectifs fixés au préalable. Cela signifie que si seulement deux heures sont prévues pour une étape de travail, celle-ci n’est pas suffisamment importante pour sacrifier plus de temps. Alors consacrez-vous plutôt à des tâches plus importantes !

Interruptions et distractions constantes

Les interruptions dues aux appels, aux courriels, aux collègues, etc., non seulement vous font perdre du temps, mais perturbent aussi votre concentration à long terme. Vous aidez un collègue à résoudre un problème pendant cinq minutes, puis vous êtes complètement déconcentré, et il vous faut du temps pour vous remettre dans la situation.

Mais vous ne pouvez pas non plus éliminer tout ce qui vous distrait. Par exemple, vous devez toujours répondre au téléphone ou à un courriel de temps en temps. C’est pourquoi vous devez bien réfléchir aux distractions que vous pouvez éviter, comme un SMS privé ou une discussion avec un collègue. Par exemple, vous pouvez éteindre votre téléphone personnel et accrocher un panneau “Ne pas déranger” sur la porte de votre bureau pour éviter toute interruption.

Aucune vue d’ensemble du travail qui reste à faire

Ce problème est particulièrement répandu lorsque vous travaillez sur plusieurs projets à la fois. Il est facile de perdre de vue les tâches qui doivent encore être accomplies et la confiance que vous avez dans le respect de l’échéance d’un projet. Pour éviter de vous retrouver dans le chaos, vous devez créer un plan détaillé pour chaque projet et le tenir soigneusement à jour. Cela peut prendre un certain temps au début, mais c’est trois fois plus rentable avec le recul. Il n’y a plus de temps perdu en délibérations inutiles, en interrogations et en recherches d’informations.

Gestion du temps : les plus grandes pertes de temps

Une bonne gestion du temps étant essentielle pour planifier, organiser et fixer des objectifs dans sa vie professionnelle, il est important de reconnaître et, si possible, d’éliminer les pertes de temps.

Sur-perfectionnisme

Si vous exigez beaucoup de vos résultats, vous courez le risque de vous enliser dans les détails, alors que cela n’est généralement pas nécessaire. Selon le principe de Pareto, seuls 20% des efforts totaux suffisent pour obtenir 80% des résultats. Pour les 20 restants, en revanche, il vous faut 80% d’effort. Vous devez donc savoir si les 20% restants sont vraiment nécessaires ou si 80% sont déjà satisfaisants et que vous pouvez gagner quatre fois plus de temps.

Inondation par courriel

En moyenne, les employés passent plus d’une heure par jour à lire et à répondre à des courriels. Cela représente plus de 12 heures de travail. Et tous ces courriels ne sont pas absolument nécessaires. Il est parfois plus facile d’expliquer quelque chose à quelqu’un en personne plutôt que d’envoyer des masses de courriels dans les deux sens. Il est souvent possible d’utiliser les mêmes réponses pour plusieurs courriels, si les questions sont très similaires.

médias sociaux

Facebook, instagram et twitter vous font perdre plus de temps que vous ne le pensez. Nombreux sont ceux qui tendent la main vers leur smartphone plusieurs fois par heure. Ce faisant, vous perdez beaucoup de temps sans en tirer aucun avantage effectif.

conseils et astuces

Afin de se prémunir contre de telles erreurs, il existe diverses méthodes qui peuvent être utilisées aussi bien dans la vie professionnelle que dans la vie quotidienne.

La méthode Eisenhower

La base de cette méthode consiste à répartir à nouveau plus précisément sa liste de tâches. Les catégories pour cela sont l’importance et l’urgence. Les tâches peuvent donc être importantes ou non importantes, urgentes ou non urgentes. Il en résulte quatre champs. Pour chaque domaine, il existe une procédure différente.

Une tâche importante et également urgente, vous devez immédiatement la faire vous-même. Si une question est urgente, mais sans grande importance, vous pouvez la confier à un employé compétent. Par exemple, il peut être très urgent d’embellir le bureau si un client doit passer sous peu, mais cette activité n’est pas cruciale pour l’entreprise, elle peut donc facilement être déléguée à des collègues. A l’inverse, il s’agit d’une tâche importante mais non urgente. Pour ce type de tâche, il convient de fixer une date précise pour l’exécution de la tâche. Enfin, il y a la combinaison de non-important et de non-urgence. Il s’agit ici de déterminer si le traitement a un sens ou s’il faut supprimer la tâche immédiatement.

La méthode Eisenhower est particulièrement utile lorsque vous voulez être clair sur vos priorités. Il donne également des instructions précises sur ce qui doit être fait et dans quel ordre.

Méthode ALPEN

La méthode ALPEN est un autre outil pour mieux organiser votre journée de travail.

ALPEN ne représente pas ici les montagnes, mais le nom est dérivé des premières lettres des cinq termes sur lesquels la méthode est basée.

Le A représente les tâches et les activités qui doivent être collectées et notées au début de la journée de travail ou de la planification des tâches.

Le L indique la durée des tâches et des activités. La durée nécessaire à ces activités doit être estimée et également notée.

Il est également important d’inclure des périodes tampon dans votre planification. À titre indicatif, vous ne devriez pas prévoir plus de 60 heures de travail, le reste constituant une réserve pour les imprévus.

Le E représente les décisions qui doivent être prises. Il s’agit principalement de fixer des priorités. Il s’agit de décider quelles tâches seront effectuées en premier. Pour soutenir le processus de sélection, vous pouvez vous référer à la méthode Eisenhower.

Le dernier point, le contrôle a posteriori, concerne l’évaluation des tâches après leur achèvement. Il s’agit ici de vérifier si les tâches ont été accomplies de manière satisfaisante et si la planification était réaliste. Si vous ne pouvez pas répondre par l’affirmative à l’un de ces points, vous devez absolument en tenir compte et l’adapter lors de la prochaine planification.

ABC Analyse

L’analyse ABC est issue de la gestion d’entreprise et est utilisée pour classer les produits, les clients, les fournisseurs, etc. en fonction de leur importance. Cependant, il est également possible de structurer votre planification des tâches selon le schéma de l’analyse ABC.

Principe du GTD

Le nom complet de cette méthode est “Getting Things Done” et a été créée par l’auteur de best-sellers David Allen.

GTD se déroule en cinq étapes :

Régler tous les “détails à régler” est la base de tout le principe. Les fins de non-recevoir (littéralement : “boucles ouvertes”) sont toutes les activités, projets, rendez-vous, objectifs, engagements, etc. inachevés qui flottent dans la tête d’une personne. En écrivant et en notant tous les détails à régler, vous pouvez les chasser de vos pensées et libérer votre esprit pour vous concentrer sur votre travail. 

Les notes avec les bouts libres sont ensuite rassemblées dans ce que l’on appelle le panier d’entrée (“in-basket”). Dans le meilleur des cas, vous ne disposez que de deux de ces paniers, à savoir un panier électronique et un panier analogique. Dans le panier électronique, par exemple, se trouvent les e-mails qui doivent encore être lus et auxquels il faut répondre. Le panier d’entrée analogique contient les éléments que vous avez notés, comme les numéros de téléphone et les coordonnées des clients, ou les lettres.

Dans la deuxième étape, vous travaillez maintenant sur vos boîtes de réception complètes. Ces derniers doivent être vidés quotidiennement afin que les notes qu’ils contiennent, ne datent pas de plus d’un jour. Il y a deux règles à suivre : Sortez chaque feuille de papier de la corbeille individuellement et ne la remettez jamais dans la corbeille, mais décidez immédiatement de la suite à donner à cette affaire.

Pour parcourir les boîtes de réception, vous devez répondre à quelques questions sur chaque papier. Tout d’abord, vous devez réfléchir à ce dont il s’agit réellement. S’agit-il d’une tâche, d’une facture, d’un appel téléphonique, etc. Cette question vous aidera à éviter les actions spontanées, irréfléchies et intuitives qui n’étaient pas nécessaires au départ.

Avec la question suivante, vous décidez si quelque chose doit être fait pour cette note. 

Si la réponse est oui, vous êtes déjà à l’étape suivante, l’organisation. Il peut maintenant s’agir d’un projet ou d’une étape d’action.

Toute activité qui consiste en plus d’une étape d’action est considérée comme un projet. Par exemple, si vous voulez organiser un déjeuner d’affaires, cela est considéré comme un projet, car d’une part vous devez appeler votre partenaire commercial et prendre rendez-vous, et d’autre part vous devez réserver une table dans un restaurant. Vous saisissez un projet dans une liste de projets et une liste avec les prochaines étapes d’action est créée pour chaque projet.

Les étapes d’action peuvent être maîtrisées en une seule fois.

La règle des deux minutes devrait être appliquée ici. Ainsi, si une activité prend moins de deux minutes, elle doit être réalisée immédiatement. Si cela prend plus de deux minutes, vous pouvez soit déléguer la tâche directement à quelqu’un qui est mieux placé pour le faire, soit reporter l’activité. Cependant, reporter ne signifie pas remettre à plus tard. La tâche est seulement transférée à l’endroit suivant, c’est-à-dire soit au calendrier à une date fixe, soit à la catégorie “Listes de choses à faire”. Ces listes doivent être comprises comme des listes de contexte. Ils ne sont pas classés par ordre d’importance ou d’urgence, mais par l’environnement dans lequel ils sont réalisés. Ainsi, par exemple, il existe des listes Internet, des listes téléphoniques, des listes d’ordinateurs, etc.

La quatrième étape, qui consiste à passer en revue toutes ces activités, doit être effectuée régulièrement. Il faut consulter le calendrier plusieurs fois par jour pour voir quels sont les rendez-vous en attente, afin de n’en oublier aucun et de pouvoir planifier judicieusement le temps restant. Les listes contextuelles doivent toujours être consultées lorsque la tâche précédente est terminée et qu’aucun nouveau rendez-vous n’est en attente.

En outre, une exigence importante du principe GTD est d’effectuer une revue hebdomadaire, similaire aux revues de sprint de Scrum. D’une part, tous les éléments perdus sont à nouveau rassemblés dans la boîte de réception, d’autre part, toutes les listes (listes de projets, listes de tâches/contextes, listes d’attente, calendrier, liste des choses à faire/à ne pas faire, et documents de référence) sont vérifiées et mises à jour. Vous devez prévoir un temps fixe d’environ 15 à 60 minutes pour l’examen.

La dernière étape consiste à accomplir les tâches. Pour savoir exactement ce que vous devez faire comme prochaine étape, il y a quatre critères que vous devez suivre.

En somme, un effort organisationnel important est certainement nécessaire lors de l’introduction de la méthode. En outre, au début, vous passerez plus de temps à planifier et à structurer qu’à agir. Petit à petit, cependant, vous développerez un sens de l’attribution rapide des tâches à accomplir aux bonnes listes et disposerez ainsi d’un excellent système pour remplir judicieusement chaque minute de votre précieux temps avec la bonne activité.

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